VIAXEO BACK-OFFICE
Le cœur de votre activité, du dossier à la facture
Le back-office des agences de voyages et des tour-opérateurs
Réservations, dossiers, devis, contrats, marges, règlements et factures : pilotez toute votre chaîne opérationnelle et commerciale depuis un outil unique.
LE CONSTAT
Un seul outil pour piloter toute votre activité
Entre la création des dossiers, le suivi des devis, la coordination des équipes, la gestion des règlements fournisseurs et la facturation client, une agence ou un tour-opérateur jongle avec des dizaines d’opérations chaque jour. Éclatées entre plusieurs outils, elles génèrent ressaisies, erreurs et perte de temps.
ViaXeo structure l’ensemble de votre activité back-office. Du projet de voyage au règlement fournisseur, en passant par la réservation, les devis, les bulletins d’inscription et la facturation, toutes les opérations sont pilotées depuis un tableau de bord centralisé.
Vous simplifiez l’organisation interne, sécurisez vos processus et améliorez votre performance commerciale.
PILIER 1 · RÉSERVATION & DOSSIERS
Créez et gérez rapidement vos dossiers de voyage
La création et la mise à jour des dossiers deviennent simples et fluides, avec intégration directe des données des GDS ou de vos fournisseurs.
- Dossiers clients complets avec toutes les informations de voyage
- Intégration automatique des réservations aériennes, hôtelières et de transport
- Gestion des options, packages, frais et conditions spécifiques
- Stockage des documents liés : billets, vouchers, confirmations
- Suivi en temps réel des dossiers et des prestations
Chaque dossier est organisé de manière claire et complète : vous gagnez du temps et évitez les erreurs.
Gérez les dossiers complexes, groupes et multicanaux
- Gestion des MCTO des tour-opérateurs et partenaires aériens/hôteliers
- Duplication et suivi des dossiers loisirs et groupes
- Coordination des actions internes et suivi des validations
PILIER 2 · GESTION COMMERCIALE
Pilotez votre gestion commerciale et opérationnelle
Du premier devis au dossier soldé, chaque étape de votre activité commerciale est outillée.
Projets de voyage & devis
- Suivi clair des projets individuels et groupes
- Gestion des différentes versions de devis
- Validation rapide des offres
- Notifications pour relances et échéances
Du premier devis à la validation finale, vos équipes gagnent en réactivité, réduisent les délais de réponse et augmentent le taux de transformation.
Contrats & bulletins d’inscription
- Génération rapide des contrats et bulletins d’inscription
- Personnalisation selon les conditions tarifaires
- Historique complet des documents envoyés
- Signature électronique sécurisée via Oodrive Sign
Des validations accélérées, des échanges sécurisés, des processus administratifs plus fluides.
Devis transformés en commandes
- Conversion automatique des devis en dossiers
- Centralisation de toutes les informations du voyage
- Gestion des tarifs, réductions et conditions personnalisées
- Mise à jour automatique des données commerciales
Moins de tâches répétitives, plus de temps pour la relation client.
Dossiers individuels & groupes
- Création et duplication de dossiers individuels et groupes
- Calcul automatique de la marge en temps réel
- Saisie des règlements fournisseurs sur chaque ligne d’achat
- Gestion multi-fournisseurs et multi-prestations
- Suivi des enquêtes de satisfaction et des litiges
Pilotez votre production et maîtrisez vos marges en temps réel : une vision claire de la rentabilité de chaque dossier.
Voyageurs & participants
- Gestion des profils voyageurs et participants
- Suivi des documents obligatoires
- Historique des échanges et validations
- Alertes pour documents manquants ou échéances
PILIER 3 · FACTURATION & PAIEMENTS
Générez automatiquement vos factures
ViaXeo produit les factures directement à partir des messages GDS (IMR, AIR, IUR, MIR…), des centrales hôtelières, des loueurs de voiture, des assureurs…, en temps réel ou selon vos intervalles personnalisés : fin de journée, semaine ou mois.
- Création automatique des factures pour chaque réservation
- Intégration des prestations additionnelles et services complémentaires
- Envoi par email simplifié des factures et documents associés
Des factures générées rapidement et sans erreur, envoyées immédiatement à vos clients.
Pilotez votre comptabilité auxiliaire clients et fournisseurs
ViaXeo intègre les fonctions de comptabilité auxiliaire pour sécuriser le suivi de vos tiers et automatiser vos rapprochements.
Fournisseurs et prestations
- Affectation automatique de la taxabilité selon les paramètres définis sur chaque prestation
- Pointages manuels et automatiques
- Rapprochements fournisseurs automatiques (quotidiens, mensuels ou bi-mensuels) sur BSP, SNCF et vos différents fournisseurs, à partir de fichiers normés
- Règlements fournisseurs manuels, par fichiers SEPA ou via carte de paiement virtuelle (AIDA, Enett, Airplus, Amex)
Clients
- Balance âgée classique ou collaborative, en date de facturation ou de départ
- Compte client pour consulter l’intégralité des pièces d’un client
- Module de règlements clients
- Relances automatiques selon la date d’échéance
Un suivi rigoureux de vos tiers, des rapprochements sans saisie manuelle et une trésorerie mieux maîtrisée.
PAIEMENTS & ENCAISSEMENTS
Suivez vos paiements et facilitez vos encaissements
Un parcours de paiement digitalisé et sécurisé, pour vos clients comme pour vos fournisseurs.
Paiements & relances
- Alertes automatiques selon les échéances
- Consultation et suivi des encaissements par client ou par facture
- Relances clients personnalisées et planifiées automatiquement
Un suivi précis qui améliore la trésorerie et réduit les impayés.
Relevés & rapports personnalisés
- Relevés personnalisés en PDF et CSV pour chaque client
- Export automatique des factures et paiements pour votre comptabilité
- Analyse statistique intégrée pour suivre l’activité commerciale
Moyens de paiement
- TPE virtuels : Ogone, Paybox, Alma, Six Multipay (Suisse)
- Cartes logées clients : Airplus, Amex, Diners, Visa BNP, MasterCard
- Cartes virtuelles fournisseurs : Pliant, Enett, Amex, Aida, BNP
- Suivi des encaissements et des échéances
- Paiements en ligne sécurisés pour clients et fournisseurs
Des transactions sécurisées, des flux financiers maîtrisés, une trésorerie mieux pilotée.
PILOTAGE
Centralisez tout dans un tableau de bord unique
- Tableau de bord centralisé de votre performance
- Historique complet des modifications
- Alertes personnalisées pour relances et validations
- Suivi des performances par vendeur ou équipe
Une vue d’ensemble claire pour piloter votre activité et décider vite.
BÉNÉFICES
Les bénéfices ViaXeo Back-Office en un coup d’œil
Toute votre chaîne
Du dossier à la facture dans un seul outil.
Réservation multicanale
Et gestion de dossiers en temps réel.
Calcul de marge
Et suivi des règlements fournisseurs.
Facturation automatique
Depuis vos flux GDS et autres partenaires.
Paiements sécurisés
Clients et fournisseurs.
Pilotage centralisé
De la performance commerciale.
Structurez votre back-office dès aujourd’hui
Centralisez. Automatisez. Pilotez.
Découvrez comment ViaXeo simplifie vos dossiers, vos devis, vos réservations et votre facturation.
FAQ
Vos questions sur ViaXeo Back-Office
Réponses aux questions fréquentes sur le back-office ViaXoft.
Qu’est-ce qu’un logiciel back-office pour agence de voyages ?
Un logiciel back-office regroupe toute la gestion opérationnelle et administrative en aval de la vente : dossiers, réservations, devis, calcul des marges, règlements fournisseurs et facturation. ViaXeo couvre l’ensemble de cette chaîne, du projet de voyage au règlement fournisseur, dans un outil unique adapté aux agences de voyages et aux tour-opérateurs.
À qui s’adresse ViaXeo Back-Office ?
Aux agences de voyages et aux tour-opérateurs, en loisirs comme en affaires, qui souhaitent centraliser leur activité opérationnelle et commerciale : création de dossiers, réservation multicanale, suivi des devis, calcul des marges, gestion des règlements et facturation.
Puis-je gérer des dossiers individuels et groupes ?
Oui. ViaXeo permet de créer et dupliquer des dossiers individuels comme groupes, avec calcul automatique de la marge en temps réel, saisie des règlements fournisseurs par ligne d’achat, et gestion multi-fournisseurs et multi-prestations.
Comment fonctionne la facturation automatique ?
ViaXeo génère les factures directement à partir des messages GDS et des autres partenaires (centrales hôtelières, loueurs, assureurs…), en temps réel ou selon vos intervalles (fin de journée, semaine, mois). Les prestations additionnelles sont intégrées, et les factures peuvent être envoyées par email automatiquement.
Comment ViaXeo gère-t-il la comptabilité auxiliaire ?
ViaXeo automatise le suivi de vos tiers : côté fournisseurs, affectation automatique de la taxabilité, pointages, rapprochements automatiques quotidiens, mensuels ou bi-mensuels (BSP, SNCF et vos fournisseurs à partir de fichiers normés) et règlements manuels, par fichiers SEPA ou carte virtuelle. Côté clients, balance âgée classique ou collaborative, compte client complet, module de règlements et relances automatiques selon la date d’échéance.
Quels moyens de paiement sont pris en charge ?
ViaXeo intègre les TPE virtuels (Ogone, Paybox, Alma, Six Multipay), les cartes logées clients (Airplus, Amex, Diners, Visa BNP, MasterCard) et les cartes virtuelles fournisseurs (Pliant, Enett, Amex, Aida, BNP), avec paiements en ligne sécurisés pour vos clients comme vos fournisseurs.
Puis-je transformer automatiquement un devis en commande ?
Oui. La conversion du devis en dossier est automatique : toutes les informations du voyage sont centralisées, les tarifs, réductions et conditions sont repris, et les données commerciales sont mises à jour sans ressaisie.
Puis-je suivre la rentabilité de mon activité ?
Oui. ViaXeo calcule la marge en temps réel sur chaque dossier et propose un tableau de bord centralisé avec suivi des performances par vendeur ou équipe, historique des modifications et alertes personnalisées.
Les documents contractuels peuvent-ils être signés en ligne ?
Oui. ViaXeo génère contrats et bulletins d’inscription personnalisés, et intègre la signature électronique sécurisée via Oodrive Sign, pour accélérer les validations et sécuriser vos échanges.