TRAVELBOX
La dématérialisation de vos documents comptables
Pour les agences de voyages d’affaires
Simplifiez la gestion de vos documents comptables et offrez plus d’autonomie à vos clients, factures, relevés et paiements réunis dans un portail sécurisé.
LE CONSTAT
Digitalisez toute votre gestion documentaire comptable
Pour une agence de voyages d’affaires, la gestion des factures et relevés est un poste lourd : documents éparpillés, sollicitations clients incessantes, validations manuelles, litiges difficiles à tracer.
TravelBox est la solution de dématérialisation dédiée aux agences de voyages d’affaires (TMC). Elle centralise les factures et relevés, sécurise les échanges et permet à vos entreprises clientes d’accéder à leurs documents en toute autonomie.
Des workflows comptables structurés, moins de tâches manuelles et une qualité de service renforcée.
PORTAIL CLIENT
Offrez un portail client sécurisé et autonome
Vos entreprises clientes disposent d’un espace en ligne sécurisé pour consulter et récupérer leurs documents comptables à tout moment.
- Consultation et téléchargement des factures et relevés
- Portail cloud sécurisé accessible 24/7
- Gestion des profils : voyageur, booker, comptable, responsable de centre de coûts
- Moteur de recherche multicritères
- Paramétrage des niveaux d’accréditation
Un accès immédiat aux pièces comptables, moins de sollicitations internes et une expérience client plus fluide.
VALIDATION & LITIGES
Fluidifiez la validation et la gestion des litiges
Le traitement des factures devient simple et structuré grâce à un circuit de validation clair.
- Module de réconciliation pour valider, contester ou refuser une pièce
- Historique complet des actions et traçabilité des échanges
- Gestion centralisée des litiges
- Association des factures clients et fournisseurs via la GED
Des délais raccourcis, des échanges sécurisés et une gestion des litiges maîtrisée.
PAIEMENTS & PILOTAGE
Accélérez vos paiements et suivez vos indicateurs
Paiements & trésorerie
- Paiement des factures en ligne par carte bancaire
- Mise à jour automatique du statut des pièces
- Suivi des soldes et encaissements en temps réel
Une meilleure visibilité financière et des encaissements plus rapides.
Dashboards interactifs
- Dashboard interactif et personnalisé
- Suivi des volumes de facturation
- Visualisation des paiements et des litiges
- Indicateurs clés accessibles en un coup d’œil
Une vision claire de l’activité pour un pilotage plus précis et plus serein.
PARTENAIRES
Centralisez vos documents avec l’ensemble de vos partenaires
Les échanges comptables sont harmonisés grâce à une connexion directe avec vos partenaires.
- Synchronisation automatique des documents
- Accès sécurisé pour les clients et partenaires
Connecté à vos plateformes de dématérialisation
- Ventia
- Voxel
- Chorus Portail Pro
- Docapost Arkhineo
- Xelians
Une gestion unifiée des flux documentaires et une meilleure performance opérationnelle.
BÉNÉFICES
Les bénéfices TravelBox en un coup d’œil
Portail sécurisé
Accessible en continu.
Autonomie accrue
Pour vos entreprises clientes.
Réduction
Des tâches administratives.
Validation et paiement en ligne
Simplifiés.
Suivi clair
Des indicateurs.
Gestion optimisée
Des litiges.
Modernisez votre gestion documentaire
Sécurisez. Digitalisez. Simplifiez.
Optimisez vos workflows comptables et renforcez la satisfaction de vos entreprises clientes.
FAQ
Vos questions sur TravelBox
Réponses aux questions fréquentes sur la solution de dématérialisation TravelBox.
À qui s’adresse TravelBox ?
TravelBox est conçu pour les agences de voyages d’affaires (TMC) qui souhaitent dématérialiser leurs documents comptables (factures et relevés) et offrir à leurs entreprises clientes un accès autonome et sécurisé à ces pièces.
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents comptables ?
C’est le passage du papier au numérique pour l’ensemble de vos pièces comptables. Avec TravelBox, factures et relevés sont centralisés dans un portail cloud sécurisé, consultables et téléchargeables en ligne, avec un circuit de validation et de paiement entièrement digitalisé. Fini les envois manuels et les documents perdus.
Mes clients peuvent-ils accéder seuls à leurs documents ?
Oui, c’est l’un des grands atouts de TravelBox. Vos entreprises clientes disposent d’un espace en ligne accessible 24/7 pour consulter et récupérer leurs factures et relevés, avec des profils distincts (voyageur, booker, comptable, responsable de centre de coûts) et des niveaux d’accréditation paramétrables.
Comment TravelBox gère-t-il les litiges sur les factures ?
TravelBox intègre un module de réconciliation permettant de valider, contester ou refuser une pièce, avec un historique complet des actions et une traçabilité des échanges. Les litiges sont gérés de façon centralisée, ce qui raccourcit les délais et sécurise les échanges.
Peut-on payer les factures en ligne ?
Oui. TravelBox permet le paiement des factures en ligne par carte bancaire, avec mise à jour automatique du statut des pièces et suivi des soldes et encaissements en temps réel. Vous améliorez votre visibilité financière et accélérez vos encaissements.
Puis-je suivre mon activité de facturation ?
Oui. TravelBox propose un dashboard interactif et personnalisé offrant une vue en temps réel sur les volumes de facturation, les paiements et les litiges. Vos indicateurs clés sont accessibles en un coup d’œil pour un pilotage serein.
Les échanges sont-ils sécurisés ?
Oui. TravelBox repose sur un portail cloud sécurisé avec gestion des accès par profil et niveaux d’accréditation. Chaque action est tracée et historisée, garantissant la confidentialité et la conformité de vos échanges comptables.